BBVA ha seleccionado la solución Content Lifecycle Management (CLM) de Open Text como su plataforma corporativa para albergar la digitalización masiva de documentos.

Definitiva en esta decisión de la entidad bancaria ha resultado la escalabilidad y capacidades de la solución con la que esperan gestionar los más de ocho millones de documentos generados por la entidad bancaria anualmente.

Edificio del BBVA en Madrid

BBVA utiliza la tecnología de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) de Open Text desde el año 1999, cuando decidió poner en marcha un proyecto de colaboración y de gestión documental y de procesos con el objetivo de ahorrar costes y mejorar la productividad de sus empleados. En octubre de 2008, el proyecto se amplió para satisfacer los requerimientos derivados de la digitalización y archivado masivo de todo tipo de documentación del banco. Posteriormente, entre marzo y septiembre de 2009 ha implantado toda la arquitectura de hardware y software de la solución conjuntamente con Open Text.

Controlar todo el ciclo de vida

El objetivo clave del proyecto es digitalizar, albergar y gestionar todos los documentos de los clientes del BBVA controlando su ciclo de vida y cumpliendo así con los estrictos requisitos legales, tanto externos como internos, impuestos por las diferentes normativas del mercado financiero. La entidad bancaria se beneficiará de un acceso más eficiente a todos los documentos que actualmente gestiona, principalmente en papel. El Gestor Documental de Open Text permite a BBVA satisfacer todos sus requerimientos.

La tecnología de digitalización es ampliamente utilizada por la banca ya que se procesan miles de documentos diariamente, desde DNIs, escrituras y contratos hasta autorizaciones e informes. Gestionar estos documentos implica pesadas actividades como archivado, copia, ingreso y almacenamiento de datos, y su acceso en el momento de requerir estos documentos puede llevar desde minutos a horas o días, dependiendo del documento que se trate.

Las implicaciones y beneficios de este proceso de archivado van más allá que los derivados de una simple mejora en la gestión del almacenamiento. La solución Content Lifecycle Management vincula las distintas aplicaciones que se conectan a una infraestructura de gestión de ciclo de vida de contenidos, permitiendo a las organizaciones gestionar mejor los documentos de negocio en distintas aplicaciones, y asegurando el cumplimiento de las normativas y regulacionesgubernamentales o corporativas de los diferentes mercados de negocio donde se opere, garantizando la autenticidad, inalterabilidad, custodia y posterior eliminación de estos documentos.

“Al ser un banco tenemos que hacer frente a estrictas regulaciones de la industria. Como tal, la eficiencia de los procesos y el cumplimiento están dentro de nuestras prioridades principales desde una perspectiva de TI”, comenta Fernando Martínez Martínez, director Técnico de Sistemas de BBVA. “Para poder ser más eficientes y efectivos, necesitábamos de una infraestructura integral de gestión de contenidos. Open Text nos ofrece una plataforma con la integración y funcionalidades que necesitamos además de la experiencia y conocimiento de la industria que nos ayudará a asegurar el éxito de este proyecto”.