La gestión documental está cobrando cada vez más importancia en las empresas de todos los tamaños, conscientes de que los gastos asociados con la impresión se disparan si no se controlan debidamente; ya sea porque los equipos no se adecuan a las necesidades reales de la empresa, o porque no ha existido una planificación del sistema de impresión global.

La compra de equipos profesionales para uso empresarial y su posterior mantenimiento resulta muy costosa para grandes y medianas compañías. De hecho, según un estudio de Sigma Dos, este gasto puede llegar a representar un 3 por ciento de la cifra de negocio sólo en mantenimiento y consumibles; además, en muchas ocasiones, las empresas ni siquiera aprovechan siempre todas las ventajas que este tipo de dispositivos pueden ofrecerles. Aún así, ocho de cada nueve compañías no valora seriamente estos gastos, a veces innecesarios. Pese a que en España sigue existiendo un gran arraigo ‘a la propiedad’, la adquisición de equipos va dejando de ser algo primordial y otras fórmulas alternativas están empezando a ‘calar’ en el entorno empresarial. Ahora se busca primar la reducción de los gastos y del inmovilizado gracias a soluciones de ‘pago por uso’.

El Plan de Empresas KYOclick es un referente en el sector desde hace varios años. Nuestra compañía ha sido pionera en este modelo de pago por uso instalando los equipos necesarios en las empresas y facturando en función de la impresión real de cada cliente. De esa manera, a partir de una consultoría previa de los dispositivos existentes y de sus necesidades reales de impresión, se analiza el volumen por departamento estableciéndose un coste por página impresa, en el que se incluye la instalación, el mantenimiento, los consumibles y las revisiones.

El futuro de los sistemas de gestión documental se basa inicialmente en la puesta en marcha de fórmulas de ‘ahorro’ que gestionen completamente el control de acceso y la contabilidad de los dispositivos en red y que incorporen funcionalidades que ayuden a reducir los gastos de impresión. Una de estas soluciones es la de incorporar un software que permita saber quién, cuánto y cómo se imprime, mediante códigos de usuario, para restringir el acceso a determinadas funciones (escaneados, copia, impresión y fax), como la utilización del color, y establecer límites máximos de uso.

Asimismo, también pasa por desarrollar soluciones que permitan la lectura de contadores de forma remota, automatizando los procesos de asistencia, de entrega de consumibles y proporcionar las tareas de mantenimiento.

Creemos que el principal atractivo de este modelo de pago por uso reside en que las empresas no tienen que realizar ninguna inversión ni desembolso inicial y que conocen desde el primer momento cuánto van a pagar mensualmente por sus servicios de impresión, sin sorpresas, en una factura única con un importe cerrado.

Las compañías que se acogen a esta opción no tienen que preocuparse de tratar con varios proveedores, sino que el coste por página recopila las impresiones y copias que se realizan en todos sus equipos, tanto a color como en blanco y negro, con unificación en sus condiciones de servicio y de pago y, lo más importante, tratando con un único proveedor en todos los procesos.

Por otro lado, en Kyocera, estamos convencidos de que este modelo de impresión bajo demanda beneficia plenamente al distribuidor, ya que su relación con el cliente se fideliza y garantiza unas ganancias procedentes del consumible y del mantenimiento durante el período de duración del contrato.

El futuro de la gestión documental pasa por la profesionalización y externalización de estos servicios que se adaptan a las necesidades del cliente y que le apoyan en su desarrollo empresarial.