Susana Álvarez

Muchas veces nos encontramos con que algunas empresas son reticentes en el uso de este tipo de herramientas. El destino de dichas empresas será el estancamiento tecnológico y seguramente acabarán por ser poco competitivas, perderán clientes, ventas…

Hemos de ser conscientes de que su aportación puede ser crucial a la hora de generar ahorros y estar entre las compañías punteras. Una de las áreas empresariales donde la simbiosis ahorro-nuevas tecnologías puede ser más fructífera son los departamentos de compras.

El gasto que tienen las empresas se recorta si somos más eficientes en nuestra negociación con proveedores. Hablo de una negociación que podemos “pelear” mucho más fácilmente si disponemos de un software que figure de mediador y unas herramientas que nos hagan ser capaces de tomar el mando en nuestra contratación y conseguir acuerdos más beneficiosos para nuestra empresa.

Si una empresa implanta una plataforma electrónica como medio de comunicación entre sus proveedores y su departamento de compras ahorrará primero en el tiempo empleado. Por ejemplo, para cualquier acuerdo se suele perder tiempo en desplazamientos, propuestas, presupuestos, mesas de negociación....

Por medio de una plataforma electrónica el asunto se simplifica, ya que el proveedor subiría a un servidor común su propuesta y nosotros podríamos valorarla inmediatamente, sin pérdida de tiempo. Existen ventajas adicionales al trabajar por medio de estas herramientas online, como la creación de mesas de aclaraciones, mesas de contratación, registro de las contrataciones anteriores, etc.

Un paso más allá en la gestión de proveedores

Pero este planteamiento no puede ser establecido arbitrariamente. Debemos conocer previamente las necesidades de la empresa para luego adaptarlas a los cambios tecnológicos pertinentes, sin olvidar la importancia de enseñar al personal a utilizar dichas herramientas. El objetivo es dar un paso más allá en la gestión de proveedores, que abarcaría una combinación de consultoría junto con la implantación del software tecnológico.

El ahorro importante, aunque todos sabemos que el tiempo es muy valioso, se produce cuando hablamos del aspecto económico. Y aquí vienen las cifras: podemos ahorrar hasta un 13% de los gastos de aprovisionamiento si utilizamos estas técnicas. Al implementar una plataforma electrónica que dependa del departamento de Compras estamos aportando una gestión diferente, una opción online a la clásica negociación con proveedores.

Cuando se invita a diferentes empresas para una licitación online, se inicia una competición presupuestaria entre ellos, con el consecuente beneficio para el comprador. Cada proveedor conoce en todo momento el ranking de ofertas, por lo que dispone de la posibilidad de contraofertar bajando su precio. Todo esto se hace de forma electrónica, reuniendo a todos los proveedores validados por el comprador en dicha plataforma, cada uno con su usuario y contraseña intransferibles. Para este proceso tan sólo hace falta que los participantes tengan una conexión a Internet.

Este sistema supone darle la vuelta a las negociaciones clásicas entre proveedor y comprador, para ser mucho más eficientes en la totalidad del proceso y, a la vez, ahorrar de forma significativa en la contratación. Siempre es buena hora para la reducción y el control de los gastos.